La sediul Palatului Administrativ s-a desfășurat ședința lunară a Colegiului Prefectural. Pe ordinea de zi s-au regăsit o prezentare privind stadiul digitalizării instrumentelor de evidență și al registrelor de stare civilă gestionate de Serviciul Județean Caraș-Severin al Arhivelor Naționale.
În ultimii ani, una dintre activităţile căreia i s-a acordat o importanţă deosebită în sistemul Arhivelor Naţionale, a fost aceea de digitalizare a instrumentelor de evidenţă a documentelor din fondurile şi colecţiile deţinute. Şi Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale s-a înscris în această tendinţă, prin tehnoredactarea inventarelor arhivistice dactilografiate şi a fişelor de inventar manuscrise, prin formatarea inventarelor păstrate în fişiere word şi prin încărcarea materialelor electronice rezultate în portal.
Potrivit informațiilor directorului Ovidiu Roșu, în momentul de faţă în Portalul Arhivelor Naţionale, sunt încărcate toate fondurile şi colecţiile deţinute de către Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale.
Pentru o parte a acestora sunt accesibile şi inventarele arhivistice (structurile sau seriile), iar pentru altele, chiar conţinutul unităţilor arhivistice: dosare, registre, condici, fotografii, planuri, hărţi, cataloage.
„Cu tot efortul depus de către personalul Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale, în momentul de faţă, doar cca 30 – 35% dintre inventare sunt accesibile online.
Pentru a dinamiza acest proces, Arhivele Naţionale au decis să implementeze proiectul „Consolidarea capacităţii Arhivelor Naţionale de furnizare a serviciilor publice (e Vitala) – cod My SMIS 127024”. Prin acest proiect, s-a dorit ca activitatea de digitalizare a instrumentelor de evidenţă să fie externalizată către un prestator.
În perioada 2020-2021, la nivelul Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale au fost identificate toate inventarele arhivistice neîncărcate în portal, iar acestea au au fost pregătite pentru livrare la prestator. Pentru fiecare inventar a fost întocmită o fişă care cuprinde instrucţiunile pentru digitalizare.
În 6 septembrie 2022 Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale a predat către prestator un număr de 1.175 inventare arhivistice dactilografiate/tehnoredactate, un număr de 135 inventare arhivistice manuscrise şi un număr de 247 instrumente contemporane de evidenţă. Important de subliniat este faptul că pentru fondurile de secol XIX, evidenţa documentelor nu se realiza prin intermediul inventarelor arhivistice, ci a instrumentele contemporane (registre de intrare-ieşire a corespondeţei care permiteau regăsirea fiecărui document în parte).
În momentul de faţă aşteptăm ca prestatorul să restituie materialele care se află în curs de procesare, împreună cu livrabilele digitalizate ale acestora”, a declarat Ovidiu Roșu, directorul Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale.
La finalizarea digitalizării, prin proiectul „Consolidarea capacităţii Arhivelor Naţionale de furnizare a serviciilor publice (e Vitala) – cod My SMIS 127024”, descrierea conţinutului tuturor unităţilor arhivistice din fondurile şi colecţiile prelucrate deţinute de către Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale va putea fi accesat online prin intermediul portalului Arhivelor Naţionale.
Lorena POENARU
